Ako mi napísať mail?

Tip: Pre najčerstvejšie novinky kliknite na môj poslanecký profil!

Teším sa, ak mi napíšete mail. Niekedy ich príde toľko, že včas odpisovať na všetky je nad moje možnosti. Týmto vás chcem poprosiť o porozumenie niekoľkým zásadám.

02. 01. 2017

Autor: Richard Drutarovský, poslanec
(Pozrite si aj môj poslanecký "denník".)

Richard Drutarovský, poslanec Mestského zastupiteľstva v Prešove.

Hneď na úvod vás chcem poprosiť, ak ste tak ešte neurobili, aby ste si najprv prečítali môj článok Pomôžte mi pomôcť vám.

Povzbudzujem vás v ňom, aby ste so mnou komunikovali. Vysvetľujem, prečo považujem náš vzájomný dialóg za nevyhnutný a aj to, aké limity má poslanecká činnosť.

Keďže mailov mi prichádza neúrekom a mnohé navonok jednoduché sa týkajú v skutočnosti komplikovaných vecí, nie je v mojich časových možnostiach na niektoré maily písomne odpovedať tak uspokojivo, ako si zaslúžia.

Poslanec vykonáva poslanecký mandát popri svojej "civilnej" práci, vo voľnom čase bez toho, aby mu v tom niekto pomáhal. Neraz to znamená, že váš mail čaká na prečítanie v mailovej schránke napríklad na prvý voľný víkendový večer.

Prosím vás, aby ste mi v prípade záujmu o mailovú komunikáciu napísali do vašej správy aj:

  • vaše meno a priezvisko,
  • adresu, najlepšie ulicu a číslo domu,
  • a ak chcete, tak aj telefónny kontakt.

Prosba č. 1: Na súrne veci mail nepoužívajte, prosím

Článok spomenutý v úvode opisuje, aké podmienky a aké možnosti má poslanec, aby riešil vaše požiadavky, námety a odpovedal na otázky.

Ak ide o veci, ktoré neznesú odklad alebo si vyžadujú moju bezprostrednú reakciu, radšej mi prosím zatelefonujte.

Viem, že nie vždy sa vám podarí, aby ste sa mi dovolali na prvý pokus.

O tom, ako sa mi efektívne dovoláte, som napísal špeciálny článok. Odkaz na neho nájdete na konci tohto textu.

Ak naopak chcete, aby som si vec od vás v pokoji prečítal a prípadne sa zoznámil s podkladmi, ktoré mi pošlete - a vec znesie odklad alebo dokonca si nejakú akciu odo mňa bezprostredne nevyžaduje - je mail samozrejme vhodnejší.

Prosba č. 2: Nečakajte na písomnú odpoveď, ale zavolajte mi, prosím

Som zvedavý na každý mail od vás, v ktorého v úvode ma menovite oslovíte.

Do určitého rozsahu si pozorne prečítam naozaj každý mail, ak nevyzerá na prvý pohľad ako "spam".

Niekedy však z vášho mailu nemusí byť všetko tak jasné a jednoznačné, ako sa možno domnievate. Je potrebný doplňujúci dialóg, ktorý by bol mailovou cestou veľmi nepružný. V takých prípadoch mi prosím buďte ochotní po mojej výzve zatelefonovať.

Inokedy je zasa síce všetko jasné, ale odpoveď je veľmi komplexná alebo rozsiahla. Prípadne mi nie je úplne jasné, ktoré skutočnosti už ovládate a ktoré nie. Bolo by časovo neúnosné písať všetko "od podlahy", ak to možno nie je potrebné.

Spracovať komplexnú písomnú odpoveď na váš mail je preto niekedy časovo naozaj reálne nemožné.

Ani v takých prípadoch však nechcem, aby ste ostali bez odpovede a chcem, aby ste sa dozvedeli všetko potrebné.

Budem preto rád, ak mi sami už vopred ponúknete možnosť, že mi zavoláte potom, ako sa oboznámim s vašim mailom a dám vám vedieť, aby ste mi zavolali.

Budem vám vďačný, ak do vášho mailu napíšete napríklad niečo také, ako napríklad:

"Pán Drutarovský, ak budete mať doplňujúce otázky alebo mi povedať Vaše stanovisko, dajte mi vedieť, zatelefonujem Vám."

Ku vášmu podpisu môžete pripojiť aj telefónne číslo z ktorého budete volať.

Ak volať z nejakého dôvodu nemôžete, môžeme na pokračovanie našej komunikácie využiť niektoré z pravidelných stretnutí obyvateľov s poslancami.

Prosba č. 3: Kým váš mail zaregistrujem, môže niekedy uplynúť dlhší čas

Povinnosti a iné okolnosti mi často neumožňujú čítať maily počas týždňa.

Za výnimočných okolností sa občas stáva, že neprečítané maily na mňa čakajú aj vyše dvoch týždňov.

Prosím, počítajte s tým.

Niekedy váš mail vôbec nepríde do mojej schránky, lebo ho odfiltruje spamový filter. Ak pridlho odo mňa nemáte žiadnu odozvu, môže to byť tento prípad.

Samozrejme, v takom prípade nemá zmysel, aby ste posielali ďalší mail. Zrejme opäť nepríde.

To je presne situácia, kedy je vhodné, aby ste mi radšej zatelefonovali.

Prosba č. 4: Predmet mailu píšte výstižne, aby sa "nestratil" medzi inými, prosím

Neraz sa musím vo veľkom množstve mailov zorientovať, aby som rozdelil do poradia tie dôležité, ktoré si prečítam resp. vybavím hneď v čase, ktorý na to mám k dispozícii - a na ostatné, ktoré musím odložiť.

Prosím, napíšte predmet (subject) mailu výstižne, aby obsahoval:

  1. čoho presne sa týka,
  2. prečo ho posielate,
  3. čo odo mňa očakávate.

Zlé príklady (tomu sa odporúčam vyhnúť):

  • Pozvánka
  • Kontrolný deň
  • Podnet
  • Otázka

Dobré príklady:

  • 20-teho stretnutie k parkovisku Levočská. Prídete?
  • Včera na Marka Čulena 15 označili stromy. Neviete čo sa deje?
  • Bývam na Októbrovej 68. Ako postupovať, aby nám tu doplnili lampu?
  • Sledoval som včerajšie zasadnutie. Chcem niečo dodať k cene predaja Centrálu.
  • Výstavba parkoviska na Fraňa Kráľa. Nesúhlasíme, chceme sa k tomu stretnúť.
  • Stretnutie k výrubu na Kolárovej môžeme presunúť z 10.00 na 15.00. Súhlasíte?

Najradšej mám maily, ktoré sú celé napísane v predmete a v tele mailu je iba podpis... Áno, sú aj také... ale ak sa vám taká stručnosť nepodarí, samozrejme niekoľko ďalších odsekov napíšte do tela mailu.

Prosba č. 5: Na ktoré maily sa nedočkáte odpovede

Prioritnú pozornosť venujem mailom, ktoré sú adresované konkrétne mne a v úvodnom oslovení ma menovite oslovujete priezviskom, menom (v úplne oficiálnych prípadoch pre jednoznačnosť aj funkciou, ale na tom samozrejme nebazírujem, hoci sú situácie, keď to pre niekoho má význam).

Môže sa stať, že maily bez menovitého oslovenia jednoducho v množstve mailov ujdú mojej pozornosti.

Prosím, počítajte s tým.

Etiketa komunikácie na internete hovorí, že od adresátov zapísaných v políčku "Cc:, Kópia, Na vedomie" sa odpoveď neočakáva. Tohto pravidla sa držím keď maily posielam a aj keď ich dostávam.

Z pochopiteľných dôvodov nikdy neodpovedám na mail, v ktorom ste ma uviedli do tzv. slepej kópie (Bcc:). Občas si nie som istý, prečo ste mi takýto mail poslali. Prosím, aby ste mi hneď v ďalšom maili, adresovanom iba mne, napísali dôvod.

Ak ste mi poslali hromadný mail, predpokladám, že neočakávate písomnú odpoveď.

Prosba č. 6: Anonymné maily

Niekedy dostanem mail, kde je z neho na prvý pohľad zrejmé podľa adresných údajov a podpisu, že ide o anonymný mail.

Bezdôvodnú anonymnú komunikáciu neodporúčam, ale uvedomujem si situácie, keď má význam.

Takýto mail si prečítam, ak je adresovaný iba mne a uviedli ste ma menovite v oslovení.

Aby som sa ním pozornejšie zaoberal, prosím nezabudnite uviesť naozaj vážny dôvod, prečo ste sa rozhodli napísať mi anonymne.

Vo všeobecnosti prosím neočakávajte, že na takýto mail budem odpovedať. Buďte však pripravení, že podľa jeho povahy tak môžem urobiť.

Oficiálny kontakt - moja mailová adresa

Oficiálne kontakty na poslancov nájdete na stránke:

http://www.presov.sk/poslanci-msz.htm

Lajknite môj profil na Facebooku: facebook.com/r.drutarovsky
 

Úradné dokumenty

Rezidencia Sírius, Prešov - zrušenie územného rozhodnutia v mimoodvolacom konaní

Rozhodnutie Ministerstva dopravy a výstavby Slovenskej republiky, Sekcia výstavby, číslo 05086/2017/SV/66253 zo dňa 22. 9. 2017.

I/18 Prešov, Levočská - Obrancov mieru križovatka, most, stavebné povolenie

Rozhodnutie Okresného úradu Prešov, Odbor cestnej dopravy a pozemných komunikácií, číslo OU-PO-OCDPK-2017/007147-04 zo dňa 17. 2. 2017.

Diaľnica D1 Prešov západ - Prešov juh, oznámenie o začatí konania o predĺžení platnosti stavebného povolenie

Verejná vyhláška, ktorou sa oznamuje začatie konania o predĺžení stavebného povolenia, č. j. 10424/2017/SCDPK-C240/12922 zo dňa 16. 2. 2017 pre stavbu "Ďiaľnica D1 Prešov západ - Prešov juh".

Poznámky k zákonom

Bratislavský obchvat má problém. Menší stavbári ho nechcú stavať

Necelých 60 kilometrov autostrád v okolí Bratislavy má postaviť konzorcium okolo španielskej...

Možno písomnosť doručovať do vlastných rúk, ak sa iným účastníkom doručuje len cez verejnú vyhlášku?

Na pošte som prebral stavebné povolenie doručované do vlastných rúk. Stavebný úrad však niektorým...

Môže súd nariadiť stavebnému úradu vykonanie štátneho stavebného dohľadu?

Žalobca podal obci Hodruša-Hámre, ako príslušnému stavebnému úradu,žiadosť o prešetrenie legálnosti...

Môže mi úrad doručiť zásielku, ak dlhodobo nie som doma?

Pri doručovaní úradných rozhodnutí v správnom konaní sa často stretávam s takzvanou fikciou...

Neoznámenie trestného činu. Povinnosť oznámiť trestný čin. Mám takú povinnosť alebo nie?

Som povinný oznámiť trestný čin alebo podozrenie z trestného činu? Kedy nie som povinný oznámiť...

Výkup pozemkov na obchvat: Nechcel čakať, vyplatia ho skôr

Národná diaľničná používa dvojaký meter, tvrdia vlastníci.

Dopravný expert: Nechoďme do diaľnic v polovičnom profile

Podobná diskusia o doprave, akú zažíva Prešov, čaká aj iné mestá. Obchvat Prešova sa prehodnocuje a...

Ani päťdesiat úradných pečiatok vám nepomôže, keď si niekto spomenie, že práve váš dom je treba chrániť pre budúce generácie

Mal by štát zrušiť povolenie na zbúranie funkcionalistickej vily v pražských Petřinách? Hosťami...

Na prebratie zásielky bude viac času

Úradná zásielka adresovaná občanovi napríklad zo stavebného úradu je považovaná za doručenú na...

Jarovce sa odvolali proti rozhodnutiu o vyvlastnení pozemkov pre diaľnicu D4

Obec už časť pozemkov pod diaľnicu NDS predala, ďalšie pozemky potrebuje z dôvodu, že zmeny a...